Jak zamienić faktury z KSeF w PZ w Comarch ERP XL bez przepisywania?
Faktura zakupowa z KSeF trafia do Comarch ERP XL, ale dokument PZ wiele firm nadal wprowadza ręcznie, pozycja po pozycji. PZ z faktury na 50 pozycji to 15–30 minut pracy. Da się to zautomatyzować: pozycje faktury trzeba dopasować do kartotek ERP XL, przeliczyć jednostki i spiąć z zamówieniem, a potem wygenerować PZ przez API Comarch.
Tomasz Kojder · 22 września 2026 · 6 min czytania
Faktura jest już w KSeF. Dlaczego PZ wciąż wpisuje się ręcznie?
Krajowy System e-Faktur zmienił sposób, w jaki faktury trafiają do firmy: przychodzą jako ustrukturyzowane dane, a moduł KSeF w Comarch ERP XL pobiera je do bazy. Do przyjęcia towaru na magazyn potrzebny jest jednak dokument PZ, a między fakturą a PZ stoją trzy przeszkody:
- Kody towarów. Dostawca pisze na fakturze własny kod i nazwę. W ERP XL ten sam towar ma Twój kod. Ktoś musi wskazać, który to towar.
- Jednostki. Na fakturze jest „Sztuka”, „OPAK” albo „1TYS.”, w ERP XL „szt.” i „opak.” z przelicznikiem. Ilość trzeba przeliczyć bez zmiany wartości.
- Zamówienie. PZ powinno być spięte z zamówieniem zakupu (ZZ), razem z nadwyżkami, brakami i towarami spoza zamówienia.
Ile czasu to kosztuje
Ręczne wprowadzenie PZ z faktury na 50 pozycji to 15–30 minut. Przy 30 takich dokumentach dziennie daje to 7,5–15 godzin pracy każdego dnia, czyli etat albo więcej. Do tego dochodzą pomyłki: zły towar albo zła ilość na PZ oznacza błędne stany i korekty.
Trzy sposoby na PZ z faktur KSeF
| Sposób | Jak działa | Kiedy wystarczy |
|---|---|---|
| Ręcznie | Operator przepisuje pozycje faktury na PZ w ERP XL | Kilka faktur tygodniowo, mało pozycji |
| Dane w ERP XL + praca operatora | Kody i nazwy towarów u dostawcy zapisane na kartach w ERP XL ułatwiają wyszukiwanie, ale dokument nadal składa operator | Średnia liczba dokumentów, stali dostawcy |
| Dodatek automatyzujący | Pozycje dopasowane automatycznie, jednostki przeliczone, ZZ podpowiedziane; operator sprawdza i generuje PZ | Dziesiątki PZ dziennie, wielu dostawców, tysiące SKU |
Jak wygląda automatyzacja krok po kroku
- Import. Nowe faktury zakupowe z modułu KSeF w ERP XL są pobierane automatycznie, np. co minutę. Korekty obsługuje się osobno.
- Dopasowanie towarów. Każda pozycja przechodzi przez kolejne metody dopasowania: zapamiętane wcześniej decyzje, kody dostawcy zapisane w ERP XL, kod EAN, numer katalogowy producenta, przybliżone dopasowanie kodu. Więcej o tym w artykule o mapowaniu towarów dostawcy.
- Jednostki. Słownik jednostek i jednostki pomocnicze z karty towaru przeliczają ilość; wartość z faktury zostaje nietknięta.
- Zamówienie ZZ. Numer zamówienia z faktury wskazuje ZZ, a system pokazuje, jaką część faktury pokrywa.
- PZ. Operator sprawdza dokument i klika „Generuj”. PZ powstaje w ERP XL przez oficjalne API Comarch, bez zapisów w bazie z pominięciem ERP.
Przy dobrze uzupełnionych kartotekach automatycznie dopasowuje się zwykle ponad 95% pozycji. PZ z faktury na 50 pozycji zajmuje wtedy kilka minut zamiast kwadransa czy pół godziny. To wyliczenie na założeniach, nie pomiar: ok. 2–3 pozycje do ręcznego wskazania plus sprawdzenie dokumentu.
Co przygotować w Comarch ERP XL
- Skonfigurowany i działający moduł KSeF w ERP XL, który pobiera faktury zakupowe.
- Kody EAN na kartach towarów, szczególnie dla towarów od największych dostawców.
- Kody i nazwy towarów u dostawców tam, gdzie EAN nie wystarcza.
- Jednostki pomocnicze z przelicznikami (opakowanie, paleta, rolka).
- Zamówienia zakupu (ZZ) wprowadzane przed dostawą, jeśli chcesz spinać z nimi PZ.