Mapowanie towarów dostawcy do kartotek Comarch ERP XL: dlaczego kody się nie zgadzają i jak to uporządkować
Każdy dostawca opisuje towar po swojemu: własny kod, własna nazwa, własna jednostka. Żeby faktura z KSeF zamieniła się w PZ bez ręcznej pracy, każdą pozycję trzeba dopasować do kartoteki w Comarch ERP XL. Skuteczność automatu zależy przede wszystkim od jakości danych w ERP XL: kodów EAN, kodów dostawców i numerów katalogowych.
Tomasz Kojder · 22 września 2026 · 6 min czytania
Dlaczego kod z faktury nie jest Twoim kodem
Kod towaru to wewnętrzna sprawa każdej firmy. Hurtownia ma swój indeks, producent swój numer katalogowy, a dystrybutor jeszcze inny. Na fakturze pojawia się kod i nazwa dostawcy, czasem kod EAN, czasem nic więcej. Do tego nazwa bywa skrócona albo z dopiskiem, np. „PROMOCJA”.
Metody dopasowania, od najpewniejszej
Dobre dopasowanie działa warstwowo: sprawdza kolejne metody i zatrzymuje się na pierwszym jednoznacznym trafieniu.
| Metoda | Na czym polega | Warunek |
|---|---|---|
| Zapamiętana decyzja | Towar raz dopasowany ręcznie dla danego dostawcy jest rozpoznawany przy kolejnych fakturach | Wystarczy jedno ręczne dopasowanie |
| Kody dostawcy w ERP XL | Kod i nazwa towaru u dostawcy zapisane w Comarch ERP XL | Uzupełnione dane dostawców na kartach towarów |
| Kod EAN | Kod kreskowy z faktury porównany z kartotekami | EAN na fakturze i na karcie towaru |
| Numer katalogowy producenta | Numer z faktury porównany z numerem na karcie towaru | Jednoznaczny wynik |
| Przybliżone dopasowanie kodu | Podobieństwo kodów, np. bez spacji i myślników | Tylko gdy wynik jest jeden |
Najważniejsza jest pierwsza warstwa: system, który zapamiętuje decyzje, działa jak kula śnieżna. Z każdą fakturą ręcznej pracy jest mniej, bo kolejne dostawy od tego samego dostawcy powtarzają te same towary.
Ile pozycji da się dopasować automatycznie
Przy uporządkowanych kartotekach zwykle ponad 95%, a gdy kody dostawców i EAN-y są kompletne, nawet 100%. Przy zaniedbanych danych wynik będzie niższy, ale rośnie z czasem dzięki zapamiętanym decyzjom. Warto zmierzyć go na własnych fakturach od kilku największych dostawców, zamiast opierać się na deklaracjach.
Co uporządkować w Comarch ERP XL
- Kody EAN na kartach towarów: to najszybsza droga do dopasowania bez ręcznej pracy.
- Kody i nazwy u dostawców dla towarów bez EAN albo z EAN-em różnym od fakturowego.
- Numery katalogowe producentów, zwłaszcza dla narzędzi i części.
- Jednostki pomocnicze z przelicznikami (opakowanie, paleta, rolka), żeby ilość dało się przeliczyć automatycznie.
- Brakujące kartoteki: nowe towary zakładane przed pierwszą dostawą skracają czas przyjęcia.
Zacznij od dostawców, od których przychodzi najwięcej pozycji. Zwykle kilku z nich odpowiada za większość faktur.
Jednostki: druga połowa problemu
Nawet dobrze dopasowany towar może trafić na PZ z błędną ilością, jeśli dostawca fakturuje w opakowaniach, a Ty prowadzisz stany w sztukach. Pomaga słownik tłumaczący jednostki z faktur („Sztuka”, „PCE”, „OPAK”) na jednostki ERP XL oraz przelicznik zapamiętany dla dostawcy. Zasada: przeliczana jest ilość, a wartość z faktury pozostaje bez zmian.